Zaproszenie do złożenia oferty
Województwo Kujawsko-Pomorskie (Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego) przeprowadza rozeznanie rynku dotyczące zaproszenia do złożenia oferty na organizację konferencji pn. „Forum Rolnicze” oraz finału konkursu „Sołtys Roku Województwa Kujawsko-Pomorskiego” i „Rolnik Roku”.
Zaproszenie do złożenia oferty:
- Przedmiot zamówienia:
- organizacja jednodniowej konferencji dla 400 osób, której celem będzie przedstawienie najnowszych prognoz, informacji gospodarczych, a także regulacji prawnych i praktycznych aspektów związanych z rolnictwem oraz sytuacją branży rolniczej w Polsce. Wykonawca zapewni w programie:
- sesję plenarną trwającą min. 60 min.;
- 3 bloki tematyczne, trwające każdy min. 90 min.;
- galę rozdania nagród laureatom konkursu „Sołtys Roku Województwa Kujawsko-Pomorskiego” organizowanego przez Zamawiającego oraz „Rolnik Roku”, przeprowadzonego przez Kujawsko-Pomorski Ośrodek Doradztwa Rolniczego w Minikowie. Dodatkowo Wykonawca umożliwi udział przedstawicielowi Województwa Kujawsko-Pomorskiego w uroczystości rozdania nagród w konkursach;
- zapewnienie panelistów, wykładowców i ekspertów oraz obsługi technicznej konferencji;
- zapewnienie sali konferencyjnej na min. 400 osób oraz 3 sal, każda na min. 100 osób.
- zapewnienie 2 przerw kawowych, lunchu oraz kolacji dla 400 osób; w tym także obsługa kelnerska w ilości niezbędnej do zabezpieczenia obsługi 400 osób;
- zapewnienie miejsca na stoisko Zamawiającego, na którym przeprowadzona będzie promocja Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2014-2020;
- zapewnienie promocji PROW 2014-2020 podczas sesji plenarnej oraz bloków tematycznych konferencji, poprzez wyświetlenie obowiązującego logowania oraz wystawienie dostarczonych przez Zamawiającego rollupów.
- Termin wykonania zadania
Październik 2016 r.
- Miejsce wykonania zadania
Miasto w województwie kujawsko-pomorskim
- Opis kryteriów wyboru najkorzystniejszej oferty:
Cena 60%, program 40 %
Sposób obliczania punktów w kryterium cena:
Pc = Cena minimalna spośród złożonych ofert/Cena badanej oferty * 100 pkt * 60%
Sposób obliczania punktów w kryterium jakość (0-20 pkt.):
Pj = ilość punktów uzyskanych za jakość badanej oferty/ Maksymalna uzyskana ilość punktów za program spośród złożonych ofert * 100pkt * 40%
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą ilość punktów po zsumowaniu punktów w poszczególnych kryteriach. P= Pc + Pp
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą ilość punktów.
- Oferta powinna zawierać:
- program konferencji ze wskazaniem nazwisk przynajmniej 50% wykładowców, panelistów i ekspertów uczestniczących w konferencji;
- ofertę cenową netto, wartość podatku VAT i wartość brutto obejmującą cały przedmiot zamówienia, wyrażoną w złotych polskich (PLN), z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku. Oferta musi być podpisana oraz opieczętowana pieczątką firmową przez Wykonawcę lub osobę/osoby upoważnione przez Wykonawcę, zgodnie z zasadą reprezentacyjności wynikającą z postanowień odpowiednich przepisów prawnych oraz zawierać datę sporządzenia ww. oferty.
- Miejsce i termin złożenia oferty:
Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres: k.grudzinska@kujawsko-pomorskie.pl, do dnia 7 września 2016 roku, do godz. 15.30 – decyduje data i godzina dostarczenia e-maila na ww. adres.
- Sposób zapłaty:
Po rozstrzygnięciu zapytania ofertowego zawarta zostanie pomiędzy stronami umowa, na podstawie której zapłata nastąpi po prawidłowym wykonaniu zlecenia oraz dostarczeniu faktury do siedziby Zamawiającego. Faktura zapłacona zostanie przelewem na wskazane konto bankowe, w terminie 14 dni od dnia dostarczenia faktury.
- Modyfikacja treści zapytania ofertowego:
W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić zapytanie ofertowe. W takim przypadku zmienione zapytanie ofertowe zostanie niezwłocznie poprawione i opublikowane na stronie internetowej Zamawiającego.
- Informacje dodatkowe:
Zamawiający będzie się kontaktował tylko z wybranym oferentem.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość nie dokonania wyboru firmy, bez podania przyczyny.
Osoba do kontaktu:
Karolina Grudzińska, tel. 784-995-144
e-mail: k.grudzinska@kujawsko-pomorskie.pl